Zbliża się gorący, marcowy okres sporządzania sprawozdania finansowego za 2009 r. Jak je prawidłowo sporządzić? Kilka faktów, a także mitów na ten temat, które krążą ... w organizacjach i czasem powodują niepotrzebne zamieszanie, a mogą też grozić konsekwencjami wobec zarządu. Tym razem o tym, z czego składa się sprawozdanie finansowe i co zawiera oraz kto je podpisuje, a kto zatwierdza.

WZORY, CZĘŚCI SPRAWOZDANIA, DANE FINANSOWE

FAKT: Prawidłowo sporządzone sprawozdanie finansowe musi zawierać także informację dodatkową.

Nasza księgowa robi zawsze tylko bilans oraz rachunek zysków i strat. Nigdy nie widziałam informacji dodatkowej.

Obowiązkowe sprawozdanie finansowe musi mieć trzy części:

• bilans (jego wzór znajdziesz na poradnik.ngo.pl - klinij tutaj);
• rachunek zysków i strat (dla organizacji nieprowadzących działalności gospodarczej ma on formę uproszczoną i nazywany jest rachunkiem wyników - jego wzór znajdziesz na poradnik.ngo.pl - kliknij tutaj);
• informację dodatkową (więcej o tym, co powinna zawierać - kliknij tutaj).

Informacja dodatkowa jest istotnym elementem sprawozdania, gdyż zawiera bardziej szczegółowe informacje o źródłach przychodów, o rodzaju działań statutowych czy też o tym, z czego powstał dodatni wynik na koniec roku. Informacja dodatkowa poza „suchymi liczbami" zawiera informacje o specyfice organizacji i o prowadzonych przez organizację działaniach. Pamiętajmy, że dobrze sporządzona informacja dodatkowa jest najbardziej zrozumiałą częścią sprawozdania finansowego.

FAKT: Sprawozdanie finansowe pokazuje dane za miniony rok (okres finansowy). Obrazuje nie tylko przychody w potocznym znaczeniu (wpłaty od innych instytucji, osób czy koszty działań statutowych), ale też stan majątku organizacji na dany dzień (tzw. dzień bilansowy).

Nie mieliśmy żadnych kosztów i przychodów statutowych w 2009 r., dlatego wszystkie pozycje rachunku wyniku i bilansu są zerowe.

Jeśli organizacja w danym okresie sprawozdawczym, czyli np. w danym roku finansowym, nie miała żadnych przychodów od osób czy instytucji zewnętrznych, nie ponosiła też żadnych kosztów, to w tych pozycjach rachunku zysku i strat wykaże kwoty zerowe.

Należy jednak pamiętać, że w przypadku stowarzyszeń członkowie wpłacają co roku składki członkowskie. Są one też przychodem i należy je wykazać w sprawozdaniu. Jeśli zaś organizacja otrzymała darowiznę rzeczową, również powinna ją oszacować i wykazać po stronie przychodów. Jeśli organizacja posiada konto bankowe i płaci co miesiąc np. kilka złotych za jego obsługę, to kwota ta stanowi koszt finansowy organizacji w danym roku i powinna być wykazana w odpowiedniej pozycji w rachunku wyników. Wreszcie - organizacja może posiadać na koncie bankowym pieniądze pozostałe z poprzedniego roku, które także powinny być wykazane w odpowiednich pozycjach w bilansie.

FAKT: Organizacja korzysta z obowiązujących wzorów rachunku zysków i strat z ustawy o rachunkowości (jeśli prowadzi działalność gospodarczą) lub ze wzoru rachunku wyników (z rozporządzenia Ministra Finansów). Wykazuje przychody i koszty statutowe w odpowiednich pozycjach, zgodnie ze swoimi działaniami.

Ktoś zwrócił mi uwagę, że w naszym rachunku zysków i strat wykazujemy przychody i koszty ze sprzedaży, a przecież nie prowadzimy działalności gospodarczej.

Organizacje pozarządowe, które nie prowadzą działalności gospodarczej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej mogą stosować uproszczony wzór rachunku wyników. Wykazują tam przychody i koszty z działalności statutowej - mogą je podzielić na przychody i koszty z działalności statutowej nieodpłatnej i odpłatnej (jeśli taką prowadzą). Wzór ten daje możliwość przedstawienia na pierwszym miejscu przychodów i kosztów z działań statutowych, które stanowią istotę działań takiej organizacji.

Organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej mogą również zastosować wzór rachunku zysków i strat (stanowiący załącznik do ustawy o rachunkowości), ale powinny zwrócić uwagę na sposób prezentacji swoich działań. Błędem jest wykazanie przychodów i kosztów statutowych w pozycjach dotyczących „przychodów ze sprzedaży" i „kosztów ze sprzedaży". W tym formularzu przychody i koszty statutowe należy wykazać w pozycjach „pozostałe przychody operacyjne" i „pozostałe koszty operacyjne".

Organizacje powinny zwracać uwagę na sposób prezentacji swoich działań w sprawozdaniu finansowym, które stanowi oficjalny i powszechnie wymagany dokument. Działania statutowe organizacji są naczelnym celem jej działania, powinny więc być wykazane w sposób czytelny.

KTO PODPISUJE, KTO ZATWIERDZA

FAKT: Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając też datę podpisu - najczęściej księgowa (księgowy) i wszyscy członkowie zarządu.

Sprawozdanie finansowe naszej fundacji podpisuje księgowy i prezes.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisuje:

• osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (najczęściej księgowa/księgowy) wraz z podaniem daty podpisu;
• oraz „kierownik jednostki" - najczęściej jest to zarząd. Sprawozdanie muszą podpisać wszyscy członkowie zarządu. Brak podpisu któregoś z członków zarządu może być potraktowany jako odmowa. Jeśli któryś z członków odmawia podpisania sprawozdania, musi złożyć pisemne oświadczenie podające jej powód.

Warto sporządzić i podpisać kilka egzemplarzy sprawozdania finansowego, gdyż musimy je wysłać w wersji oryginalnej do urzędów (skarbowego czy KRS), a powinniśmy też mieć w organizacji oryginał tych dokumentów.

FAKT: Zatwierdzenie sprawozdania finansowego odbywa się na mocy uchwały podjętej przez organ określony w statucie.

W naszej organizacji sprawozdanie finansowe zatwierdza Zarząd.

Kompetencje sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego powinny być jasno określone w statucie organizacji. Najczęściej organ zarządzający (czyli zarząd) jest odpowiedzialny za sporządzenie sprawozdania, co potwierdza podpisem wszystkich jego członków pod bilansem, rachunkiem zysków i strat i informacją dodatkową.

Zatwierdzenia sprawozdania dokonuje organ wymieniony w statucie (często jest to komisja rewizyjna lub walne zgromadzenie członków). Robi to za pomocą uchwały, w która jednoznacznie potwierdza „zatwierdzenie sprawozdania finansowego za rok...".

Więcej o sprawozdaniach finansowych na poradnik.ngo.pl.

PODSTAWA PRAWNA:

• Ustawa z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 z późn. zm.); ost. zm. Dz. U. z 2009 r., Nr 91, poz. 742
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. Nr. 137, poz. 1539)
• Ustawa z dn. 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.); ost. zm. z dn. 22 stycznia 2010 r.

Zobacz także:

• Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej - fakty i mity cz. 1